Wdrażamy AI
stanowisko po stanowisku
Nie sprzedajemy szkoleń ze sztucznej inteligencji. Siadamy z Waszym pracownikiem na kilka godzin, rozkładamy jego dzień pracy na czynniki pierwsze i budujemy automatyzacje pod to, co on faktycznie robi. Potem przechodzimy do kolejnego stanowiska.
Firma wdrożeniowa,
nie szkoleniowa
Rynek wdrożeń AI dzieli się dziś na dwie grupy. My robimy coś trzeciego, co jest bardziej pracochłonne i dlatego rzadsze.
Pierwsza grupa sprzedaje szkolenia i warsztaty. Przyjeżdżają, opowiadają, czym jest sztuczna inteligencja, pokazują kilka narzędzi i zostawiają prezentację. Po tygodniu wszyscy wracają do starego sposobu pracy, bo nikt nie zmienił tego, jak ta praca faktycznie wygląda.
Druga grupa sprzedaje narzędzie. Kupujecie platformę z abonamentem, a co z nią zrobicie, to już Wasza sprawa. Wdrożenie oznacza login i hasło.
My pracujemy od dołu, od konkretnego biurka. Zanim cokolwiek zbudujemy, ktoś od nas siada z Waszym pracownikiem i przez kilka godzin rozkłada jego pracę na kawałki. Nie po to, żeby go oceniać, tylko żeby zobaczyć, gdzie realnie ucieka czas.
Dzięki temu nie musimy niczego obiecywać z góry. Nie mówimy „AI zaoszczędzi Wam czterdzieści procent czasu”, bo na tym etapie nikt tego uczciwie nie wie. Mówimy: usiądźmy z jedną osobą, zmierzmy, co robi, i pokażmy konkretnie, co da się skrócić. Potem to porównamy.
Stanowisko po stanowisku
Cały proces sprowadza się do pięciu kroków. Powtarzamy je przy każdym kolejnym stanowisku, aż przejdziemy całą firmę.
Analiza stanowiska
Siadamy z pracownikiem na kilka godzin i rozkładamy jego dzień pracy na części.
Pomiar czasu
Sprawdzamy, kto co robi, w jaki sposób i ile realnie zajmuje mu każde zadanie.
Budowa automatyzacji
Rozwiązanie powstaje pod to konkretne stanowisko, a nie pod ogólny scenariusz.
Wdrożenie i nauka
Uruchamiamy i uczymy tę osobę, jak korzystać z tego na co dzień.
Porównanie przed i po
Zestawiamy zmierzony czas sprzed wdrożenia z tym po. Potem kolejne stanowisko.
Nie trzeba zaczynać od całej firmy. Zwykle zaczynamy od jednego stanowiska - tego, na którym widać najwięcej powtarzalnej pracy - i dopiero po pokazaniu efektu idziemy dalej.
Dwa przykłady
z konkretnymi liczbami
Bez nazw klientów, ale z prawdziwymi czasami sprzed i po wdrożeniu.
Księgowość: z trzech godzin dziennie zostało piętnaście sekund
Usiedliśmy z osobą odpowiedzialną za rozliczanie dokumentów. Z rozmowy wyszły dwa zadania, które zajmowały jej najwięcej czasu.
Pierwsze. Codziennie pobierała z programu księgowego surowe pliki i przerabiała je ręcznie do formatu, w którym szły dalej. Rodzajów plików było wiele, schodziły na to około trzech godzin dziennie. Poprosiliśmy tylko o dwie rzeczy: jak wygląda plik na wejściu i jak ma wyglądać na końcu. Dziś pobranie plików zajmuje jej około pięciu minut, a przerobienie wszystkich naraz - piętnaście sekund.
Drugie. Codziennie dostawała plik faktur, z których dane przepisywała ręcznie do innego programu. Około godziny dziennie. Dziś wrzuca faktury do jednego katalogu i klika start. Odczyt działa ze skutecznością 99 procent, więc kontrola zostaje po stronie człowieka - i jest już wliczona w te dziesięć minut, które zajmuje jej to teraz.
Zwracamy uwagę na te 99 procent, bo w odczycie dokumentów sto procent nie istnieje. Kto obiecuje bezbłędność, albo nie robił tego nigdy, albo mija się z prawdą. Sprawdzenie po maszynie jest normalną częścią procesu i uwzględniamy je w liczeniu czasu.
Dokumentacja: z miesiąca zrobił się tydzień
Firma przygotowywała dla swoich klientów obszerne wnioski - komplet siedemnastu dokumentów. Wypełnienie takiego kompletu zajmowało jednej osobie mniej więcej miesiąc, i to przy optymistycznym założeniu. Zdarzało się, że ciągnęło się do pół roku.
Kluczowe jest to, skąd brał się ten czas. Nie z pisania dokumentów, tylko z czekania na ludzi. Trzeba było dzwonić, pisać, mailować, przypominać i zbierać informacje po kawałku od różnych osób.
Zbudowaliśmy rozwiązanie, które samo pobiera wszystkie dane, jakie da się pobrać, a to, czego brakuje, wypisuje w formie jednej ankiety - z podziałem na to, kto ma odpowiedzieć na którą część. Osobno pytania do księgowego, osobno do pozostałych osób.
Po jednym pełnym uzupełnieniu ankiety wygenerowanie wszystkich siedemnastu dokumentów trwa kilka minut. Rozmowa albo spotkanie zostaje tylko na dogranie tego, czego naprawdę brakuje. Cały proces skrócił się z miesiąca do tygodnia. Zmieniło się przy okazji coś jeszcze: klient przestał gonić ludzi telefonami.
Po pierwszym stanowisku
ludzie chcą więcej
To się powtarza w każdej firmie, w której pracowaliśmy. Na początku jest ostrożność, czasem obawa. Potem pierwsza automatyzacja zaczyna działać i ktoś zauważa, że dwie godziny dziennie po prostu zniknęły z jego kalendarza.
Od tego momentu zmienia się kierunek rozmowy. To już nie my pytamy, co dałoby się usprawnić. Pracownicy sami zaczynają zgłaszać pomysły, bo widzą, że to realne, i wiedzą o swojej pracy więcej niż ktokolwiek z zewnątrz. Bardzo często najlepsze automatyzacje w firmie powstają właśnie w ten sposób, już po zakończeniu pierwszego etapu.
Dlatego nie namawiamy na duży projekt na starcie. Jedno stanowisko wystarczy, żeby zobaczyć, czy to działa u Was - a reszta zwykle rozwija się sama.
Kto się tym potem zajmie
To pytanie pada prawie zawsze i jest całkowicie zasadne. Odpowiadamy na nie tutaj, a nie drobnym drukiem w umowie.
Utrzymanie i aktualizacje
Modele i oprogramowanie się zmieniają, klucze wygasają, systemy dostają nowe wersje. Pilnujemy, żeby to, co zbudowaliśmy, dalej działało - bez tego automatyzacja po roku zaczyna cicho gubić dane.
Nowe pomysły
Kiedy komuś przyjdzie do głowy kolejna rzecz do zautomatyzowania, nie musi szukać nowego wykonawcy ani tłumaczyć wszystkiego od zera. Znamy już Wasze procesy.
Wdrażanie nowych osób
Nowy pracownik dostaje gotowe instrukcje do narzędzi, z których ma korzystać. Nie musi uczyć się ich od kolegi, który akurat pamięta, jak to działało.
Dokumentacja stanowisk
Przechodząc stanowisko po stanowisku, spisujemy, jak wygląda praca i procedury na każdym z nich. Zostaje to u Was na stałe - o tym osobno poniżej.
Firma spisana
stanowisko po stanowisku
Większość małych i średnich firm nie ma spisanych procedur. Wiedza siedzi w głowach konkretnych ludzi. Dopóki wszyscy są na miejscu, nie stanowi to problemu - kłopot zaczyna się przy odejściu, dłuższym zwolnieniu albo urlopie w gorszym momencie.
Nasza metoda wymaga rozłożenia każdego stanowiska na czynniki pierwsze. Skoro i tak to robimy, zapisujemy to: jak wygląda praca na danym stanowisku, jakie są procedury, w jakiej kolejności co się dzieje, gdzie są dane i co robić w sytuacjach nietypowych.
Ta dokumentacja zostaje u Was i ma wartość niezależną od sztucznej inteligencji. Przydaje się przy wdrażaniu nowych pracowników, przy zachowaniu ciągłości pracy, przy audytach, a bywa, że przy sprzedaży firmy. Dla części naszych klientów okazała się równie ważna jak same automatyzacje.
Co da się zautomatyzować
w poszczególnych działach
To przykłady, a nie gotowa oferta. Co dokładnie ma sens u Was, wychodzi dopiero z rozmowy przy konkretnym stanowisku.
Dokumenty i płatności
- Odczyt faktur i dekretacja
- Przerabianie plików księgowych
- Dopasowywanie wpłat do faktur
- Przypomnienia o płatnościach
- Wychwytywanie duplikatów
Rekrutacja i obieg wniosków
- Wstępny przegląd CV
- Asystent HR dla pracowników
- Obieg wniosków urlopowych
- Onboarding nowych osób
- Umowy i aneksy z szablonów
Zgłoszenia i odpowiedzi
- Chatbot poza godzinami pracy
- Klasyfikacja zgłoszeń
- Szkice odpowiedzi
- Automatyczna eskalacja
- Raport najczęstszych pytań
Leady i obsługa CRM
- Kwalifikacja i scoring leadów
- Notatka z rozmowy do CRM
- Oferty z szablonów
- Sekwencje przypomnień
- Briefing przed spotkaniem
Dokumenty i stany
- Odczyt WZ, PZ i przewozowych
- Awizacje dostaw
- Kontrola stanów magazynowych
- Reklamacje transportowe
- Dokumentacja wysyłkowa
Oferty i ceny
- Zapytania do wielu dostawców
- Tabela porównawcza ofert
- Monitoring cen i alerty
- Ujednolicanie kartotek
Obieg dokumentów
- Obieg i opis dokumentów
- Komplet dokumentów z ankiety
- Protokoły ze spotkań
- Wyszukiwarka po dokumentach
Raporty i kontrola
- Raporty zmianowe z notatek
- Dokumentacja jakościowa
- Kontrola wizualna ze zdjęć
- Zestawienia z kilku źródeł
- Alerty o odchyleniach
Osobno prowadzimy automatyzację działu marketingu, a jeśli chcecie najpierw zrozumieć mechanizm, opisaliśmy go w tekstach o tym, co powinien zawierać audyt AI, jak wdrożyć chatbota krok po kroku oraz jak zacząć automatyzację procesów.
Zacznijmy od jednego stanowiska
Kilka godzin rozmowy z jedną osobą i dostajecie konkretną listę: co da się zautomatyzować, ile czasu to oszczędzi i od czego zacząć. Bez zobowiązań.
- Bezpłatna konsultacja 45 min
- Analiza procesów bez zobowiązań
- Wdrożenie bez zmiany systemów
- Odpowiadamy w ciągu 24h
